Frais de session fractionnée

La fonctionnalité de frais de séance fractionnés d'Owl vous permet de répartir le coût d'une séance entre plusieurs payeurs. Les cliniques peuvent utiliser cette fonctionnalité pour désigner d'autres personnes ou parties comme responsables du paiement partiel ou total des frais du client, quel que soit le montant requis. Par exemple, les cliniques qui travaillent principalement avec des enfants peuvent avoir besoin de réserver une séance au nom de l'enfant, mais facturer ensuite un parent ou un tuteur pour la séance. Ou, si vous avez affaire à une séance de type familial ou de groupe et que toutes les parties souhaitent en payer une partie individuellement, vous pouvez répartir le montant dû pour cette séance entre chacun des participants en conséquence. Le solde dû sera toujours reflété dans le profil du client principal, mais les factures et les reçus refléteront désormais le montant dû de chaque payeur individuel. Cette fonctionnalité est avantageuse car elle permet une granularité plus précise du solde dû et du recouvrement des paiements.

Il est important de savoir que cette fonctionnalité permet uniquement le fractionnement des frais basés sur la session ; les frais hors session ou autres facturables ne sont pas éligibles au fractionnement entre plusieurs payeurs.

Pour diviser les frais de session, vous devez travailler à partir d'une session réservée dont le statut de présence est marqué et qui a été facturée. Il est important de savoir que le montant d'une seule session peut être divisé à la fois. Si vous avez une facture avec plusieurs sessions présentes, vous ne pouvez pas diviser les frais de toutes ces sessions en une seule action ; vous devez sélectionner une session de la facture et la diviser. En effet, les frais sont divisés au niveau de la session et non au niveau de la facture.

Critères de répartition des frais de session

Il est également important de savoir que les critères suivants doivent être respectés avant que les frais de séance puissent être divisés :

La session doit avoir une présence marquée comme Présent, Annulation tardive ou Absence
La session doit être associée à une facture avant de diviser les frais
La session ne peut pas avoir de paiements partiels ou complets existants associés
La session ne peut pas avoir de remboursements existants associés
Le client principal de la session doit avoir au moins un contact associé à son profil dans son cercle de soins (il peut s'agir d'un compte lié ou d'un contact alternatif)

Partage des frais de session

L'action de fractionnement des frais de session peut être effectuée à partir de ces zones dans Owl (uniquement si la session sélectionnée répond aux critères d'éligibilité au fractionnement) :

Une séance réservée dans le Calendrier
L'onglet Sessions et notes dans un profil client
Depuis la fenêtre d'aperçu de la facture PDF

Séparation à partir du calendrier :

Si vous avez réservé une séance dans le calendrier pour un client qui a un compte lié ou un contact alternatif dans son dossier, vous devrez marquer la présence à la séance et créer une facture. Suivez ces étapes pour diviser les frais de séance :

1. Cliquez sur la session et sélectionnez Actions de paiement > Fractionner les frais :

2. La fenêtre Frais de session fractionnés s'ouvre :

3. Vous verrez des listes déroulantes Payeur qui, lorsque vous cliquez dessus, affichent le nom du client principal et tous les comptes liés ou contacts alternatifs actuellement répertoriés dans son cercle de soins. Vous pouvez cliquer sur Ajouter un autre payeur pour répartir les paiements entre plusieurs payeurs (si d'autres sont disponibles) ou supprimer les payeurs inutiles à l'aide de l'icône Supprimer (au moins un doit rester) :

4. Vous pouvez choisir un payeur, puis saisir le montant en dollars des frais qui lui seront attribués. Les montants que vous saisissez pour tous les payeurs doivent correspondre au montant total dû pour la séance. Si le total des frais de séance est de 150,00 $, vous devez attribuer la totalité des frais de 150,00 $ entre les payeurs sélectionnés :

Séparation à partir de l'onglet Sessions et Notes :

Les frais de session peuvent également être répartis à partir du profil d'un client. Suivez ces étapes pour répartir les frais de session à partir d'un profil client :

1. Ouvrez le profil d'un client et accédez à l'onglet Séances et notes. Vous y verrez toutes les séances passées et futures qui ont été réservées à son nom :

2. Lorsque vous sélectionnez une séance, vous pourrez voir si elle est éligible au partage des frais de séance si le bouton « Partager les frais » apparaît. Cliquez sur ce bouton :

3. Vous verrez des cases déroulantes Payeur qui, lorsqu'elles sont cliquées, affichent le nom du client principal et tous les comptes liés ou contacts alternatifs actuellement répertoriés dans leur cercle de soins :

4. Vous pouvez choisir un payeur, puis saisir le montant en dollars des frais qui lui seront attribués. Les montants que vous saisissez pour tous les payeurs doivent correspondre au montant total dû pour la séance. Si le total des frais de séance est de 150,00 $, vous devez attribuer la totalité des frais de 150,00 $ entre les payeurs sélectionnés :

Fractionnement à partir de la fenêtre d'aperçu de la facture PDF :

Les frais de session peuvent également être fractionnés à partir de la fenêtre d'aperçu de la facture PDF, à condition que la facture que vous consultez comporte une session répondant aux critères de fractionnement de session. Pour fractionner les frais de session à partir de l'aperçu de la facture PDF, procédez comme suit :

1. Ouvrez la facture d'un client. Si des frais peuvent être fractionnés, l'option Fractionner les frais s'affiche dans la barre latérale :

2. Cliquez sur l'option Fractionner les frais. Toutes les sessions de la facture pouvant être fractionnées s'affichent. Sélectionnez l'une des sessions, puis cliquez sur Suivant :

3. Vous verrez des listes déroulantes Payeur qui, lorsqu'elles sont cliquées, affichent le nom du client principal et tous les comptes liés ou contacts alternatifs actuellement répertoriés dans son cercle de soins :

4. Vous pouvez choisir un payeur, puis saisir le montant en dollars des frais qui lui seront attribués. Les montants que vous saisissez pour tous les payeurs doivent correspondre au montant total dû pour la séance. Si le total des frais de séance est de 150,00 $, vous devez attribuer la totalité des frais de 150,00 $ entre les payeurs sélectionnés :

Remarque : vous ne pouvez saisir qu'une valeur en dollars dans le champ Total ($). Les champs Montant ($) et Taxe ($) seront toujours grisés. Si la session que vous fractionnez est taxée, la taxe sera calculée proportionnellement au montant saisi dans le champ Total ($).

5. Une fois les montants attribués et le total correct, cliquez sur le bouton « Répartir les frais » :

6. Une invite de confirmation s'affiche pour vous informer que les frais ont été répartis avec succès entre tous les payeurs :

7. Une fois les frais fractionnés via la fenêtre d'aperçu de la facture PDF, la facture que vous avez ouverte sera mise à jour en temps réel pour refléter les frais mis à jour pour la session que vous venez de fractionner :

Après le partage des frais de session

Lorsqu'une séance est divisée, gardez à l'esprit les points suivants :

Une fenêtre de confirmation apparaîtra après qu'une charge a été correctement réaffectée entre les payeurs, détaillant les montants et les pourcentages de la répartition.
Vous pouvez voir si des frais de session ont été facturés au niveau de la session si vous cliquez sur la session et passez la souris sur le champ Montant facturé dans l'événement du calendrier. Le montant de la répartition sera affiché pour chaque payeur :
La répartition sera également reflétée sur les factures. Les informations sur la durée seront condensées avec les informations sur le service et à leur place, vous verrez une colonne Payeur, indiquant les montants dus par payeur et par charge.
Il existe un nouveau sous-titre de payeur sur les reçus - cependant, il n'apparaîtra que si le paiement a été effectué par une personne autre que le client principal :

Détails importants sur le partage des frais

Il y a quelques autres éléments importants à garder à l'esprit à propos de cette fonctionnalité et de son fonctionnement :

Vous pouvez diviser le montant et les taxes facturés pour une séance autant de fois qu'il y a de payeurs disponibles. Par exemple, si le client principal a 3 payeurs possibles dans son cercle de soins, vous pouvez diviser la séance de 2, 3 ou 4 façons différentes, mais pas 5. Cela inclut le client principal en tant que payeur lors du fractionnement. Le client principal apparaîtra toujours comme une option de payeur lors du fractionnement des frais de séance
Vous pouvez ajouter et supprimer autant de lignes qu'il y a de payeurs dans le cercle de soins du client principal. Par défaut, la fenêtre Frais de session fractionnés affiche deux champs de payeur. Vous pouvez cliquer sur le bouton « Ajouter un autre payeur » pour en ajouter d'autres si nécessaire.
Le montant divisé doit correspondre au montant total de la séance, sinon vous ne pourrez pas diviser les frais de séance.
Si la séance que vous divisez est taxée, la taxe sera calculée proportionnellement au montant saisi dans le champ Total ($) par payeur.
Vous ne pouvez pas attribuer deux montants de frais distincts au même payeur. Par exemple, vous ne pouvez pas prendre un montant de frais de 100 $ et le diviser de manière à attribuer 50 $ au payeur A et les 50 $ restants au payeur A à nouveau.
Si vous choisissez de supprimer une connexion de compte lié ou un contact alternatif du cercle de soins d'un client et qu'il a un solde dû provenant de frais qui lui ont été attribués et qui n'ont pas encore été payés, le solde impayé sera réaffecté sous le nom du client principal.

Enregistrement d'un paiement

Étant donné que la fonctionnalité chevauche l'enregistrement des actions de paiement, certaines modifications ont été apportées à cette fonctionnalité :

Un champ Payeur obligatoire a été ajouté aux fenêtres de paiement automatique et manuel
- Fenêtre de paiement automatique des enregistrements :
- Fenêtre d'enregistrement manuel des paiements :
Les paiements ne peuvent être effectués que pour un seul payeur à la fois. Vous ne pouvez pas répertorier plusieurs payeurs dans une action de paiement d'enregistrement.
Si vous modifiez le payeur répertorié dans la fenêtre d'enregistrement des paiements, l'affichage changera pour afficher les montants dus par rapport à ce payeur. Les champs Solde, Crédit et Solde net en haut de la fenêtre afficheront les données du payeur sélectionné.
Les payeurs peuvent générer et utiliser du crédit sur le compte du client principal
Si vous êtes en train d'enregistrer un paiement et que vous avez saisi des montants à payer, la modification du champ du payeur réinitialisera tous les montants saisis. Les données saisies dans les champs tels que le mode de paiement, le numéro de confirmation et le message supplémentaire persisteront lorsque le payeur sera modifié. Il est important de garder cela à l'esprit car les paiements peuvent être effectués sous le nom du payeur en utilisant n'importe quelle carte de crédit enregistrée dans le profil du client principal.
Une infobulle a été ajoutée à côté du Solde net s'il existe plusieurs payeurs disponibles dans le dossier pour le client principal. Elle explique que le Solde net affiché est relatif au payeur :
Lors de l'enregistrement d'un paiement, le champ déroulant du payeur n'affichera pas automatiquement tous les payeurs enregistrés pour le client principal, mais uniquement ceux qui ont actuellement un solde impayé.
La liste déroulante des payeurs inclura toujours le client principal, même s'il n'a aucun solde dû puisque la séance à payer a été réservée à son nom

Nouveaux paramètres et mises à jour de la fonctionnalité de facturation par défaut

Étant donné que cette fonctionnalité chevauche et modifie en quelque sorte la nature de la configuration de facturation existante dans Circle of Care, certaines options de configuration supplémentaires ont été fournies pour mieux prendre en charge les préférences de facturation de chaque clinique. Pour prendre en charge la fonctionnalité de frais de session fractionnés, les factures Owl ont été mises à jour pour faire de la place à une colonne Payeur.

Un nouveau paramètre a été créé dans Paramètres > Détails du cabinet > Documents financiers appelé « Afficher les payeurs sur la facture ». Ce paramètre peut être défini sur Non ou Oui :

Si vous choisissez Non, la colonne Payeur ne s'affichera sur aucune facture créée pour votre compte. Si vous choisissez Oui, la colonne Payeur s'affichera sur toutes les factures créées pour votre compte. La colonne Payeur pour les frais qui n'ont pas été fractionnés affichera le nom du client principal :

Si vous préférez que la colonne Payeur ne s'affiche généralement pas sur les factures, mais que vous avez des clients pour lesquels vous souhaitez qu'elle s'affiche, il existe un paramètre qui peut être activé sur le profil de chaque client pour remplacer le paramètre au niveau du cabinet. Pour activer ce paramètre, ouvrez le profil d'un client et accédez à Contact et clinique > Détails du compte et cliquez sur le bouton Modifier. Vous verrez un nouveau paramètre sous le paramètre Conditions de paiement appelé « Afficher les payeurs sur les factures ». Vous aurez trois options : Oui, Non et Utiliser le paramètre de la clinique :

Par défaut, tous les profils clients seront définis sur Utiliser les paramètres de la clinique, afin que les cliniques puissent facilement mettre à jour le paramètre au niveau de la pratique et que tous les profils clients suivent le même exemple, sauf mise à jour contraire.

Il est important de garder à l'esprit qu'un profil client ne peut pas avoir plus d'un contact de facturation par défaut. Si vous choisissez de modifier le contact de facturation par défaut enregistré pour un client, l'ancien contact de facturation par défaut ne sera plus référencé comme tel sur les factures à venir.

Si une séance a été fractionnée par erreur ou attribuée au mauvais payeur, vous pouvez utiliser à nouveau la fonction Fractionner les frais pour corriger cela. Par exemple, si une séance a été facturée à un destinataire de facturation par défaut, mais que vous souhaitez que les frais soient entièrement imputés à un autre payeur :

Rouvrir la fenêtre Frais partagés.
Supprimez tous les payeurs sauf un et sélectionnez le payeur prévu pour les frais complets.
Affectez le montant total des frais à ce payeur.
Cliquez sur « Partager les frais ».